E-arhiv je z vsakim letom pomembnejši. Poleg klasičnega papirnatega arhiviranja, še že nekaj časa postopoma uveljavlja tudi elektronska hramba vsega dokumentiranega gradiva, ki se hrani v podjetju. Vodilni v podjetjih so opazili, da je delovanje v podjetju s pomočjo elektronskega arhiviranja veliko bolj učinkovito. Ko pride do tega, da je potrebno poiskati arhivirani dokument, se ga v e arhivu poišče veliko prej.
E-arhiv je tudi izredno varčen, saj se prihrani na količini natisnjenega papirja. Če pomislimo na klasični papirnati arhiv, je potrebno vse dokumente skrbno natisniti in šele nato se jih lahko vloži v arhiv. Pri elektronskem arhivu pa papirnata oblika ni več potrebna, kar je iz pomembno tudi iz ekološkega vidika. Dobro je, da se omeji uporaba papirja, saj s tem pomagamo ohranjati drevesa.
E-arhiv se zelo enostavno vzdržuje, saj je vsa dokumentacija varno pospravljena. Klasični arhivi so bili vedno v kletnih prostorih, kjer jih je ob vdoru vode lahko tudi poplavilo. Voda pa je tako uničila vse dokumente, ki smo jih skrbno hranili v arhivu.
Dokumentni sistem nam omogoča zanesljivo hrambo pomembne dokumentacije
Dokumentni sistem je orodje, ki uporabniku omogoča inteligentno hranjenje vse poslovne dokumentacije. Urejanje dokumentacije je za podjetje izredno pomembno in velikokrat tudi nadležno delo, saj se v vsakem dobro delujočemu organizmu hitro nabere ogromno pomembnih papirjev, ki morajo biti pravilno shranjeni.
Dokumentni sistem deluje na sistemu avtomatizacije, ki se izkaže izredno uporabna pri obdelavi računov in pri sistematičnem shranjevanju dokumentov. S pomočjo tega naprednega orodja bo postalo vodenje vse dokumentacije hitrejše in bolj učinkovito.
Dokumentni sistem vsem zaposlenim v podjetju omogoča dostop do dokumentov, ki so shranjeni znotraj oblaka. To pohitri marsikateri delovni proces, ki je brez dokumentnega sistema dolgotrajen in mučen. Vsi zaposleni pa si želijo, da bi bil vsak delovni proces čim hitrejši in enostaven za vsakega člana pisarne.